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No.1843 プレゼンを通すために絶対必要な“4つ”のこと

プレゼンを通すために絶対必要な“4つ”のこと

モバイルの新規事業担当になった渡邉雄介です。最近は社内や外部でプレゼンさせていただく機会が増え、色々と学びました。

自分がプレゼンする立場になったとき、"うまく説明しなければならない" という漠然としたプレッシャーから、プレゼン自体をネガティブに捉えてしまうことはないでしょうか。今回は、プレゼンを通すために欠かせない、最も重要な4点についてお話しします。


その1: スライドに全てを書かないこと

プロジェクターから映し出されるスライドに書いてある文章を、そのまま読みながらプレゼンする人がいますが、私はそういうプレゼンを見ると心の中でこう突っ込みを入れてしまいます。「いちいち読んでくれなくても、そう書いてある!」

スライドはあなたの言葉を視覚的にサポートするものであって、カンペではありません。言うべき言葉でスライドの余白を埋めて、"ちゃんと調べた感" を出そうとするよりも、本当に伝えたいメッセージだけを抽出してください。それが見つからなかったり、スライドに書いておかないと忘れてしまうようであれば、そもそも重要ではなかったと判断して、削った方がよいかもしれません。

プレゼンテーション Zen

プレゼンテーションのデザインと伝え方についての第一人者であるガー・レイノルズは、この "朗読" プレゼンの弊害について、著書の『プレゼンテーション Zen』で次のように語っています。

情報が口頭と書面で同時に提示された場合、聴衆は情報を処理するのが難しくなるという説は、研究結果によって裏付けされている。 ならば、黙ったまま聴衆にスライドを読ませておいた方がいいのかもしれない。しかし、ここで新たな問題が出てくる。あなたは何のためにそこにいるのか?

下記は、実際にあるプレゼンで使用した、中学生の携帯保有率を示すスライドです。プレゼンの約1週間前、最初にKeynoteで書いたときは、このように作りました。

<Before>
edu_v1s

また、口頭では下記のように話す予定でした。

ケータイ白書によると、最近の中学生の80%は13歳までに携帯電話を保有しているそうです。今後もどんどん低年齢化が進み、生徒が携帯で日常的にコミュニケーションする時代が始まるでしょう。

このスライドの問題点は、大きく2つあります。

  • ノイズ (雑音) が混ざっている
  • まず、あまり関係のない大学生と高校生のグラフも掲載されています。このスライドで言いたいことは、一番下の中学生のグラフだけです。

  • 話に広がりがない
  • 次に、口頭で伝える言葉と、スライドに書かれている文章がほとんど一緒であり、話に広がりがありません。前述の通り、この調子で数ページも続くと、聞き手は退屈し始めるでしょう。

これらの問題に対応し、プレゼン当日に使用したスライドは下記です。簡潔なメッセージだけを残し、必要なグラフは赤枠で囲むのではなく、他のグラフを消して論点を明確にしました。

<After>
edu_v3s

また、口頭でも疑問形から始めてみたり、体験談を入れて肉付けしたり、結論 (小中学生が携帯で日常的にコミュニケーションする時代...) はスライドではなく、直接口頭で訴えるようにしました。

最近の中学生は、どの程度携帯電話を持っていると思いますか?
10年前、私が中学生だった頃は周りに携帯を持っている人はひとりもいませんでした。ケータイ白書によると、現在の中学生の80%は13歳までに携帯電話を保有しているという調査結果があります。
今後もどんどん低年齢化は進み、小中学生が携帯で日常的にコミュニケーションする時代がまもなく始まるでしょう。
それでは、子どもたちに携帯を持たせている親の意識はどうでしょうか?(次のスライドへ)

一見、Beforeの方がきれいに作れている気がするかもしれませんが、スライド上で必要以上に多くを語れば語るほど、口頭での言葉の重みはなくなります。

聞き手はスライドの情報量に共感するわけではありません。大切なのは "あなた自身の声" で語られているかどうかです。


その2: プレゼン全体を30秒で要約できるようにすること

物事の本質を明確にするために、"エレベーターテスト" と呼ばれるコミュニケーションの手法があります。

もし、大切なプレゼンの時間に聞き手が急用で外出しなければならなくなったとき、オフィスからエレベーターに乗って外に出るまでのほんの数分間で、プレゼンの内容を伝えることができるでしょうか?

ブライアン・トレーシーの 話し方入門 ー人生を劇的に変える言葉の魔力

著名なプレゼンテーターであるブライアン・トレーシーは、著書の『話し方入門』の中で、プレゼンの時間が30分なら準備に6〜8時間、半日だったら3・4時間、1日あったら今すぐにでも (準備なしで) 始められるというエピソードを語っています。

情熱を持って進めている計画であれば、言いたいことは日が暮れるまであるはずです。しかし、多かれ少なかれプレゼンの時間は限られていますし、エレ ベーターテストの例は極端だとしても、前の議題が押していて予定時間の半分程度しかプレゼンできないというトラブルは十分に考えられます。

プレゼンの準備をしていて、何が言いたいのがよくわからなくなってきたら、エレベーターテストで徹底的に削ぎ落としてみてください。


その3: 事前に聞き手と話すこと

プレゼンで共感を得るための最良の方法は、当日出席予定の何人かとプレゼンの内容について話し (リハーサルし)、事前に意見を貰っておくことです。

なお、これを根回し・ルール違反だと考えてあえてやらない人もいますが (別に賄賂を渡せと言っているわけではありません)、聞き手はできることならプレゼンの内容を受け入れたいと思っています。最初から落とすために出席する人はいないのです。そのため、事前に意見を聞きたいという申し出を、"忙しい" という理由以外で断る人はあまりいません。

これを行うと、プレゼン全体の流れをより客観的に確かめられるだけでなく、今まで気付かなかった欠点や不備、ツッコミどころが必ずと言っていいほど見えてきます。

そして、その人の意見を可能な限り反映しておくことができれば、当日に想定外の質問であたふたすることも少なくなり、自信を持ってプレゼンに望むことができるはずです。


その4: 承認の粒度はこちらから提示すること

計画の全てが受け入れられるに越したことはありませんが、人は本能的にリスクを避ける傾向があります。いくら情熱を持って進めている計画でも、規模 が大きくなるほど失敗の可能性も高くなり、リスク (失敗したときに取らなければならない責任) を考えるとなかなかGOサインは出せないものです。

「会議」という言葉を辞書で引くと、"関係者が集まって相談をし、物事を決定する" とありますが、何かを決めるということは、同時に何かを落とす (選択する) という意味もあります。あなたはプレゼンで成功するための道筋を示しますが、それは同時に失敗したときのリスクも暗示しているということです。

このように、計画の全てを受け入れてもらうことが難しそうな場合、最初から無理に認めさせようとするのではなく、計画を何段階か (フェーズ) に分けた上で、"次の一手の結果を見て判断する" というジャッジに持ち込めないかも検討してみてください。

kakuritsu_001

仮に、計画全体の成功確率が20%だったとしても、各段階に分けて考えれば、それぞれ70%前後の確率にすることはできるはずです。

このように段階的な承認フローをこちらから提示することで、最終的に通る可能性は高くなると思います。


まとめ: うまく話せたかどうかは重要ではない

仕事が好きのか、仕事をしている自分が好きなのか――社会人になりたての頃、当時勤めていた会社の社長にこう言われたことがあります。

これは、なかなか他人から指摘されることもないし、まして自覚するのも非常に難しい問題ではあると思うのですが、"その考え自体" ではなく、"そう考える自分" が好きなうちは、どんなにうまく説明できても、聞き手から共感は得られない気がします。

自分を大きく見せようとすると、しばしば余計な話が入ります。聞き手の共感を得て、プレゼンを通すために本当に必要な話なのかどうか……煮詰まるとよく自問自答したりします。

この他にもプレゼンで役立つ技を上げるとキリがないのですが、今回は個人的に最も重要だと考えている4点を上げてみました。

引用元

更新:2009/12/09 10:55 カテゴリ: プレゼン  > ノウハウ ▲トップ

No.1156 スティーブ・ジョブズの「魔法のようなプレゼント」の秘訣10カ条です。 1. テーマを明確に...

スティーブ・ジョブズの「魔法のようなプレゼント」の秘訣10カ条です。
1. テーマを明確に示す。[例えば、『MacBook Air』の初公開では「きょうは空気に何かがある」、昨年のプレゼンでは「きょう、Appleは写真を再発明する」など。プレゼンの頭で提示し、プレゼン中も何回かテーマに戻る。]


2. 情熱を見せる。

3. プレゼンの概略を示す。[「今日は4つの事柄について話したい」など、全体の構成を簡単に前置きする]

4. 数字に意味を持たせる。[「iPhoneがこれまで400万台売れた」と言うだけでなく、「1日平均2万台売れていることになる」と付け加える]

5. 忘れられない瞬間を演出する。

6. 視覚に訴えるスライドを用意する。

7. 1つのショーとして見せる。

8. 小さなミスやトラブルに動じない。

9. 機能ではなくメリットを売り込む。

10. 繰り返しリハーサルをする[Jobs氏はプレゼン前に何時間も練習しており、映像などとのマッチングも完璧にする]。

ぶっつけ本番ではなく、何時間も練習しているんですね。

この記事のまとめとして、『ほとんどのプレゼンターは「情報を伝える」が、Jobs氏は「インスパイアする」、「ステーキを売るだけでなく焼きたての興奮を伝える」』と閉めているということです。

「ステーキを売るだけでなく焼きたての興奮を伝える」という部分は、ホイラーの法則「ステーキを売るな。シズルを売れ!」ということなんでしょうね。

なんだか、スティーブ・ジョブズに関する本をまとめて読みたい今日この頃ですね。

スティーブ・ジョブズ 偉大なるクリエイティブ・ディレクターの軌跡
林 信行
4756150721

iPodをつくった男 スティーブ・ジョブズの現場介入型ビジネス
大谷 和利
4756150969

スティーブ・ジョブズ-偶像復活
井口 耕二
4492501479

スティーブ・ジョブズ 神の交渉術―独裁者、裏切り者、傍若無人…と言われ、なぜ全米最強CEOになれたのか
竹内 一正
4766783891

スティーブ・ジョブズの再臨―世界を求めた男の失脚、挫折、そして復活
Alan Deutschman 大谷 和利
4839902828

iPhoneショック ケータイビジネスまで変える驚異のアップル流ものづくり
林 信行
4822246361

ディスカバリーチャンネル アップル再生: iPodの挑戦 [DVD]
スティーヴ・ジョブズ
B000V9FSDO

レボリューション・イン・ザ・バレー―開発者が語るMacintosh誕生の舞台裏
Andy Hertzfeld 柴田 文彦
4873112451

いやぁー、マジでこの本全部読みたいっす。年内にどこかで時間作って一気に読みたいですね。

Business Week: Deliver a Presentation like Steve Jobs

引用元

更新:2009/07/15 09:43 カテゴリ: プレゼン  > ノウハウ ▲トップ
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