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No.4124 催促したものを受け取った

お世話になっております。◯◯です。

お願い申し上げましたホゲホゲを、受領いたしました。
早速に配慮いただきまして、誠にありがとうございます。

取り急ぎお礼まで。
更新:2011/09/30 18:33 カテゴリ: メール・手紙文例  > いろいろ ▲トップ

No.2219 そのメール、見過ごしていませんか?

そのメール、見過ごしていませんか?

ディレクション
モチベーション
こんちには、livedoor Blog 担当の飯田瞬です。

ディレクターブログを読んでいただいている方の中で、2 週間後に初出社日を控えているという方も多いと思います。昨年入社の方はいよいよ先輩になりますね!

そこで今回は、入社目前の人もすでに入社している人もすぐに実践できる、簡単に効率良く仕事のノウハウを吸収できるテクニックをご紹介したいと思います。それはメールを読むことです。

でも、ただ適当に流れているメールを読むのでは無く自分とは直接関係の無いプロジェクトのメールを読むことがポイントになってきます。

なぜ直接関係の無いメールを読むのか


他のプロジェクトのメールなんて「自分は関係無い」と敬遠しがちですが、そのプロジェクトのディレクターがどのように仕事を進めて、どんな資料を作って、エンジニアやデザイナーとどういった議論をしているか、そのメールにはたくさんのノウハウが詰まっています。

自分が担当しているプロジェクトだと客観視することはなかなかできません。忘れているタスクや小さなミスも気付かないこともあると思います。

しかし、他のプロジェクトのメールを眺めると全貌は見えないものの、不思議と「こういう時はこうやって返信するのか」「自分だったらこうするな」など良いところや粗が見えてきます。そこで「あ、自分のプロジェクトもどうかな」と気付くことができます。

また、他のプロジェクトのメールを読むことでその担当者が得た経験を知ることができます。たまたま見たメールが、プロジェクト担当者が 2 時間考え抜いて送ったメールかもしれません。すごく文字運びも上手くて、的確な指示書も添付されていました。でも、読むだけなら 5 分です。

どんな方法で読めばいいの?


当然ですが自分の業務優先なので、メールを読むことをオススメはしますが、気合いを入れて読んだりはしないようにしてください。他のメールを一生懸命読んで自分の仕事が疎かになるのは本末転倒なので……。

なので僕は Subject を眺めて気になったスレッドだけをサラッと読む程度にしています。一応「他社とのやりとり」「デザイナー・エンジニアへの依頼」を含みそうなメールを優先していたりはしますが。

メールを読むタイミングもなるべく自分の業務に差し支えないように、朝 10 分・昼食後の 10 分・帰る前の 10 分と 3 回に分けて他のメールを読む時間をなるべく作っています。

「他社とのやりとり」は実際に自分がそういった立場になったときのために、「デザイナー・エンジニアへの依頼」は指示方法をナレッジとして蓄えています。

気になったメールはフォルダ分け


先に斜め読みして気になった・ためになったメールはとりあえずカラーラベルを付けておいて、あとでフォルダ分けしておくようにしています。

たとえば他のスタッフがお客さまに成果物を提出する際の言い回しなどを「提出時の言い回し」「遅れた時の言い回し」のようにジャンル別に振り分けていま す。「あーこんなときどういう言い回しで返事しようかな」というときにそのフォルダを覗いては、文脈を組み立てて返信したりします。

すごく良さそうな提案書や構成書はローカルに取っておいて、後々別の案件でおいしく利用させてもらっています。

まとめると


ディレクションは一概に定型化できないところに学ぶ難しさがあります。市販されている本からもほんの一部 (もしくはごくごく一般的なこと) しか学べません。では本に書いてないことをどこで知るか? それは今まで見過ごしてたメールにあると思います。

そしてさらに大切なことは、学んだことは積極的にアウトプットすることです。こうしたナレッジを電子的に残しておくことで、他の人や後から入ってきたスタッフが後日参考できるようにすることも重要です。

実はこの内容、僕個人のブログにも少し書いたのですが、時期的にも丁度いいかなということでディレクターブログに書いてみました。

ライブドアではメールを読むのが上手なディレクターを募集しています。

関連記事: Becky!を快適に操作するための10の設定 - livedoor ディレクターブログ

引用元

更新:2010/03/21 17:36 カテゴリ: メール・手紙文例  > いろいろ ▲トップ
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